管理帳票テンプレートの選び方｜保存年数と起算日つきの無料Excel様式【2026年版】
台帳・記録簿・日報・報告書・名簿・期限管理表の違いと、様式を選ぶときに確認する4点をまとめました。運送・倉庫・人材派遣・宅建業の法定帳簿について、保存年数と起算日を条文で確認した一覧つき。無料でダウンロードできる管理板の様式も紹介します。
著者：商陣編集部
「台帳 テンプレート 無料」で出てくる様式の多くは、罫線が引いてあるだけの表です。実務で困るのはそこではなく、「この帳簿は何年残すのか」「いつから数えるのか」「何を書けば法令の記載事項を満たすのか」が分からないところにあります。
この記事では、管理帳票を選ぶときに確認する4点を整理したうえで、業種別に必要な帳簿と保存年数を条文ベースでまとめます。商陣（SYOJIN）は保存年数と根拠条文つきの様式を配布するサイト管理板を自社で開発・運用しているので、条文を実際に読んで分かった落とし穴も添えました。
管理板：会社に残す書類の無料Excelテンプレート。保存年数・起算日・根拠条文つき。運送・倉庫・人材派遣・製造・建設・不動産ほか業種別。
管理板でテンプレートを探す保存年数より、起算日の取り違えのほうが多い
文書管理の失敗として想像されやすいのは「保存年数を間違えて早く捨てた」ですが、実務でより多いのは起算日の取り違えです。起算日を「作成日」で統一してしまうと、終了日・退職日・閉鎖日を起点にする書類がすべてずれます。
| 帳簿 | 保存年数 | 起算日 | 根拠 |
|---|---|---|---|
| 点呼記録簿 | 1年 | 点呼を行った日 | 貨物自動車運送事業輸送安全規則7条5項 |
| 運行指示書とその写し | 1年 | 運行を終了した日 | 同規則9条の3第4項 |
| 実運送体制管理簿 | 1年 | 運送を完了した日 | 貨物自動車運送事業法24条の5 |
| 運転者等台帳 | 3年 | 運転者でなくなった日 | 同規則9条の5第2項 |
| 派遣元管理台帳 | 3年 | 労働者派遣の終了の日 | 労働者派遣法37条・施行規則32条 |
| 派遣先管理台帳 | 3年 | 労働者派遣の終了の日 | 同法42条・施行規則37条 |
| 宅建業の業務に関する帳簿 | 5年（自ら売主の新築住宅は10年） | 各事業年度の末日に閉鎖した日 | 宅建業法49条・施行規則18条3項 |
| 宅建業の従業者名簿 | 10年 | 最終の記載をした日 | 同法48条3項・施行規則17条の2第4項 |
出典
保存年数・起算日・提出期限は2026年8月時点で e-Gov法令検索の条文本文および官公庁の公表資料で確認した内容です。事業の種類・規模・所管行政庁の運用により異なります。最新の条件は e-Gov法令検索および所管官庁でご確認ください。
宅建業の従業者名簿を5年だと思っている例は多いのですが、正しくは最終の記載をした日から10年です。退職者の行を消してしまうと、この10年を満たせません。
帳票の種類で、様式の形が変わる
「記録を残す」とひとくくりにされますが、残す目的によって表の形は変わります。ここを取り違えると、あとから集計も検索もできない表になります。
| 種類 | 形 | 代表例 |
|---|---|---|
| 台帳 | 対象ごとに1行を持ち、更新しながら使い続ける | 運転者等台帳、派遣先管理台帳、校正管理台帳 |
| 記録簿 | 実施のたびに1行を足していく | 点呼記録簿、指導監督記録簿 |
| 日報 | 1日単位でまとめる | 庫内作業日報 |
| 報告書 | 社外・行政・元請へ提出する | 運行指示書、工事写真台帳 |
| 名簿 | 人を単位に、資格や在籍を管理する | 従業者名簿、有資格者名簿 |
| 期限管理表 | 期日が来る前に気づくためのもの | 抵触日管理表、車検期限管理表 |
様式を選ぶときに確認する4点
- 1法令が定める記載事項をすべて持っているか。号立てで確認できるとよい
- 2法定の欄と実務上の欄が区別されているか。混ざっていると監査で説明できない
- 3保存年数と起算日が様式の中に書いてあるか。欄外の注記だけだと印刷後に消える
- 4誰に見せる書類かが想定されているか。読み手が最初に見る欄が先頭側にあるか
4番目が抜けている様式は意外に多くあります。管理帳票は基本的に誰かに見せるための書類なので、読み手が最初に見る欄と、矛盾を疑う欄を先に置くだけで通りやすさが変わります。
公式様式にも穴がある
業界団体が配っている点呼記録簿の標準帳票には、行ごとの「点呼を行った者」の列がありません。押印欄がシートの隅にあるだけです。ところが規則7条5項1号は点呼ごとに執行者の氏名を求めているため、1日に複数人が点呼する事業所ではこのままだと不備になります。公式様式だから安心、とは限りません。
業種別に必要な帳簿
運送・物流
貨物自動車運送事業者は備え置く帳簿が多く、巡回指導では帳簿から見られます。2025年4月施行の改正で実運送体制管理簿が加わりました。
- 点呼記録簿 — 記載5項目＋点呼を行った旨・報告・確認・指示の内容。1年保存
- 運行指示書 — 記載7項目。写しも保存し、運転者に携行させる
- 運転者等台帳 — 1〜9号＋写真。9号の指導・適性診断の状況が空欄になりやすい
- 指導監督記録簿 — 告示が定める12項目を毎年。日時・場所・内容・実施者・受講者を記録
- 特定運転者 指導記録簿 — 初任は座学15時間以上＋安全運転の実技20時間以上
- 適性診断 受診管理表 — 適齢診断は65才に達した日以後1年以内、その後3年以内ごと
- 拘束時間管理表 — 改善基準告示（2024年4月適用）の上限を自動判定
- 巡回指導 38項目 自己診断 — どの項目でどの帳簿が見られるかの対応つき
運送業の保存年数だけをまとめた一覧は運送業の保存年数一覧にあります。1年保存と3年保存の仕分けが一番の勘所です。
倉庫・物流センター
- 保管料計算表（三期制） — 「期首在庫＋期中入庫」に単価を掛ける。期末在庫で計算するのは誤り
- ロケーション管理表 — 棚番の採番ルールを先に決める。桁を揃えないと並べ替えが崩れる
- 入出庫管理表 — 在庫残を自動計算。ロットと賞味期限で先入先出を確認できる
- 庫内作業日報 — 工程別に分けて人時生産性を出す
- フォークリフト有資格者名簿 — 1トン以上は技能講習、1トン未満は特別教育
- 倉庫管理主任者 選任・講習記録 — 倉庫ごとに1人。兼任には条件がある
フォークリフトの資格は公道走行の資格ではない
労働安全衛生法施行令20条11号も安衛則36条も、対象から「道路上を走行させる運転」を除いています。技能講習は荷役の資格であって、公道を走るには別に運転免許が要ります。名簿では資格区分と公道走行の可否を分けて持ってください。
人材派遣
- 派遣元管理台帳 — 法37条1項の13号。記載は労働者派遣をするに際して行う
- 派遣先管理台帳 — 法42条1項の11号。就業日ごとの始業・終業時刻と休憩時間が記載事項
- 抵触日管理表 — 事業所単位と個人単位の両方。無期雇用など5つの例外は期間制限を受けない
抵触日でつまずくのは、意見聴取の期限です。法40条の2第3項により、意見聴取ができるのは受入開始日から「抵触することとなる最初の日の1月前の日まで」です。1月を切ってからでは間に合いません。
そのほかの業種
- 宅建業の法定帳簿3点セット — 帳簿・従業者名簿・従業者証明書。従業者名簿の様式は別記様式第八号の二
- 産廃の帳簿・マニフェスト管理簿 — 返送期限は交付の日から90日（特管60日）、最終処分終了は180日
- 不適合品管理表 — 処置と是正処置は別物。有効性確認まで閉じる
- 測定機器 校正管理台帳 — 社内校正の基準器そのものの校正を管理する
- 工事写真台帳 — 小黒板の記載6項目と、不可視となる出来形部分の撮影
- 検食簿 — 学校給食基準の「検食」と大量調理マニュアルの「検食の保存」は別物
- 書類保存年数一覧 — 業種横断。起算日と根拠条文つき
「検食」は2つの意味で使われる
大量調理施設衛生管理マニュアルの「検食の保存」は、原材料と調理済み食品を50g程度ずつ−20℃以下で2週間以上保存することを指します。一般に保存食と呼ばれるものです。一方、学校給食衛生管理基準の「検食」は、責任者が摂食開始の30分前までに実際に食べて確認する行為です。無料配布されている検食簿の多くはこの区別をしていません。
業種・帳票の種類・保存年数から、無料のExcel管理帳票テンプレートを探せます。
管理板でテンプレートを探すExcelで管理帳票を回すときのつまずき
運用前に決めること
- 起算日の列を必ず持つ。保存年数だけでは廃棄時期が決まらない
- 廃棄予定を自動計算する。期限が過ぎた書類が積み上がる原因は、予定が見えないこと
- 法定の欄と実務の欄を見出しで区別する
- 退職者・解約先の行を消さない。保存年数はその日から数え始める
- 電子で保存するなら、電子帳簿保存法の要件を満たしてから紙を捨てる
よくある質問
Q. 配布されている様式は、法令で定められた様式ですか。
A. いいえ。管理板が配布しているのは、法令および官公庁の公表資料をもとに記載事項を満たすよう整理した様式です。様式が省令等で定められている帳票（宅建業の従業者名簿など）については、その旨を各ページと「説明」シートに明記しています。提出や閲覧の場面では正式な様式をご確認ください。
Q. 保存年数は何を根拠にしていますか。
A. e-Gov法令検索の条文本文を確認したものだけを掲載しています。各テンプレートのページに、確認した法令IDと条番号、確認日を記載しています。裏付けが取れていない事項は掲載していません。
Q. 項目を削ってもいいですか。
A. 実務上の欄は自由に削って構いません。法定の記載事項として印がついている列は残してください。管理板の様式では、法定の欄と実務上の欄を見出しで分けています。
Q. 点検の記録も同じサイトにありますか。
A. いいえ。対象物の状態を目視・計測して良否を判定する様式は、姉妹サイトの点検板で配布しています。使い分けは点検板と管理板の使い分けの記事にまとめています。
まとめ
管理帳票の様式選びで見るべきは、罫線の綺麗さではなく「法令の記載事項を落としていないか」「保存年数と起算日が書いてあるか」「読み手が最初に見る欄が先頭側にあるか」の3点です。とくに起算日は、保存年数そのものより間違いが多い箇所です。
点検する側の様式については点検表テンプレートの選び方、どちらのサイトを見ればよいかの切り分けは点検板と管理板の使い分けで扱っています。